В блоке закупок в рамках программы цифровизации бизнес-процессов с 2018 года активно внедряется электронный документооборот. На новый формат работы перешли 343 поставщика, что составляет 62% всей документации этого подразделения.
Электронный документооборот (ЭДО) – метод организации рабочего процесса без применения бумажных носителей. С его помощью гораздо проще решать многие рутинные задачи, будь то ведение архивов, составление отчетов, ввод и редактирование документов, совершение сделок. Обмен документацией проводится через интернет, локальную сеть и другими удобными способами. По статистике с внедрением ЭДО расходы на хранение бумажных документов снижаются на 80%. Уже в первые месяцы внедрения скорость документооборота возрастает в несколько раз. Актуальность внедрения ЭДО значительно выросла во время пандемии, ведь с помощью этого инструмента многие операции можно проводить в режиме удаленного доступа.
Бумажный документ тоже остается в обороте, но он приобретает формат сопроводительного чек-листа, по которому сверяется перечень пришедшего товара.
Гораздо удобнее работать в системе электронного документооборота и поставщикам, имеющим консигнационные склады на «КАМАЗе». Руководитель, подписывая универсальный передаточный документ, будучи в другом городе, контролирует процесс отгрузки и получения оплаты.
Сейчас в блоке закупок по передаче ЭДО работают с тремя известными операторами связи: ООО «Эдисофт», ООО «Компания «Тензор», АО «ПФ «СКБ Контур». Ежегодно совместно с ними организуются конференции, посвященные внедрению электронного документооборота у поставщиков. После детального обсуждения нюансов работы и предоставляемых интернет-сервисов число партнеров, высоко оценивающих эффективность ЭДО, значительно увеличивается.
Работа по ЭДО постоянно улучшается. К ней подключаются новые подразделения «КАМАЗа», активно присоединяются дочерние компании. Большую роль во внедрении электронного документооборота сыграла работа специалистов отдела развития системы управления складами департамента развития, закупок и логистики центра внешней логистики совместно с ЦОБ.
С другими особенностями внедрения ЭДО на «КАМАЗе» можно ознакомиться на официальном сайте «КАМАЗа» по ссылке https://kamaz.ru/about/edo/. Представители отдела развития системы управления складом разместили там всю необходимую для подключения и работы контрагентов информацию.
Уже в следующем году в блоке закупок рассчитывают на активное внедрение электронных транспортных накладных, сертификатов качества, электронных доверенностей. Оперативность управления от этого вырастет, а это основа эффективности деятельности компании.
Текст: Татьяна Белоножкина. Фото: Виталий Зудин.
